La Universidad de la Costa logra reducir los costos docentes gracias a la toma de decisiones basadas en simulación

Desde su creación, en el año 1971, la Universidad de la Costa (CUC) -de Colombia- ha orientado su gestión en función de convertirse en una institución de referencia por su alta calidad, promoviendo por años la excelencia en formación académica e investigativa, y para lograrlo se ha apalancado en el avance de las nuevas tecnologías y su implementación en los procesos internos.

De hecho, este año la CUC ocupó el segundo lugar como institución con más alto estándar de calidad en investigación, innovación e impacto social en Barranquilla, según el Ranking Global Scimago Institutions 2018. Un reconocimiento que sus autoridades consideran el resultado de una gestión eficiente que ha permitido potenciar las oportunidades de investigación entre los profesores de la Universidad.

Dentro de esta casa de estudios, algunas de las tareas diarias se han visto mejoradas con el uso de innovaciones tecnologías, porque estas han permitido –además de disminuir el margen de error en respuestas- reducir el tiempo que generalmente se invierte en una tarea que puede automatizarse para dedicarlo a la formación de calidad, la investigación y el desarrollo.

Diseñar horarios o distribuir de manera eficiente los espacios puede ser un verdadero dilema

Como la mayoría de las universidades, la CUC enfrentó importantes dificultades para asegurar que el objetivo de garantizar formación académica de calidad se cumpliera, ante un crecimiento sostenido de la matrícula que parecía superar la capacidad de infraestructura física; así como, niveles máximos de complejidad en la planificación horaria de los estudiantes, y la asimetría o no concordancia de la disponibilidad de un profesor, como resultado de un horario creado manualmente.

Para las universidades alcanzar niveles de excelencia en la gestión pasa por lograr una planificación académica eficiente, haciendo el mejor uso de los recursos existentes. Pero realizar labores como distribución de espacios para garantizar la formación de todos y cada uno de los grupos de estudiantes, es una tarea engorrosa.

En la CUC, es el Departamento de Estadísticas de Información el encargado de planificar, diseñar, cargar, verificar y posterior a eso, analizar la oferta académica del recinto universitario. De su gestión depende la administración total de la proyección de demanda y requerimientos docentes.

Anteriormente, el equipo de este departamento realizaba la planificación académica empleando un excel, que cada uno de los programas educativos enviaba al departamento de estadísticas indicando cuántos grupos de cada asignatura se iban a abrir, con sus respectivos horarios. En este departamento, se consolidaba toda la información enviada, se cargaba uno a uno cada grupo en el sistema académico, y se buscaban manualmente los recursos físicos donde necesitaban estar estos grupos. Un proceso que podía durar unos tres meses y que era realizado por tres personas, mientras que para los programas académicos, se podía contar con un auxiliar en cada uno, lo que sumaba unas doce personas.

Sobre esto, Alex Castro, director del Departamento de Estadísticas de la CUC, agregó:

Es necesario optimizar tareas como la contratación de profesores pues hacerlo de forma manual nos estaba generando una contratación innecesaria, lo que no solo aumentaba los costos sino que también proporcionaba una mala experiencia para el profesional de la docencia que luego no veía cubierta la cantidad de horas prometidas. Estábamos simulando escenarios futuros para planificar y hacerlo de forma manual tenía altas probabilidades de errores, detalla Castro.

DarwinEd amplió posibilidades de análisis y planificación para mejoras en la gestión

Sin dudas, la inteligencia artificial y el análisis de datos abren un abanico de oportunidades para que las Instituciones de Educación Superior logren niveles máximos de eficiencia en la gestión educativa y la planificación académica. Con esta idea clara, la CUC se propuso brindar una mejor experiencia educativa a una matrícula de más de 12.000 estudiantes, cuya  tasa de crecimiento ronda el 2% anual. 

Con la implementación de DarwinEd, lograron optimizar el uso de su infraestructura actual y disminuir costos asociados a la docencia, logrando un retorno de la inversión de hasta cuatro veces por año.

Además de haber podido atender de forma eficiente los problemas actuales de cara a la oferta académica,  hoy se cuenta con información basada en simulación para la toma de decisiones y la planificación sobre escenarios futuros como la contratación de personal docente y el uso de nuevos espacios físicos, lo que permite una mejor atención de la demanda futura. 

El director del Departamento de Estadísticas de la Información explicó que “DarwinEd fue implementada con la dedicación exclusiva de dos personas de nuestra universidad y un especialista de la solución tecnológica, en menos de dos meses, y pudimos cumplir con los objetivos de puesta en producción, logrando disminuir los reprocesos de la oferta académica”.  Castro detalló:

   Una mejor planificación horaria permitió reducir la cantidad de grupos de estudiantes y mejorar la distribución del personal docente, optimizando el tiempo dedicado a formación y una considerable reducción de costos por contratación, comparada con la programación manual. Mientras que, la repartición de los espacios de la universidad logró una distribución más eficiente, mejorando el uso de los edificios, tasa de uso de sillas y obteniendo mejores porcentajes de  grupos completos.

En la gestión académica universitaria, el uso de inteligencia artificial sin dudas aporta eficiencia en simulaciones, predicciones, el trabajo colaborativo y planificación. Tras la implementación de DarwinEd, la Universidad de la Costa logró niveles altos de eficiencia en la toma de decisiones y un óptimo desempeño para la planificación académica; esta es una solución que se ha convertido en el soporte tecnológico para la modernización de la Universidad, frente a un entorno cada vez más competitivo.

 

Zheily es experta en marketing digital y gestión de contenidos en Foris AI.

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