Con 25 años de experiencia en la formación académica, la universidad Uniminuto de Colombia se caracteriza por ser una institución incluyente y sostenible, soportada en una cultura de alta calidad, cada vez más apoyada en el uso de las nuevas tecnologías. De acuerdo con esta visión, DarwinEd surgió como la mejor opción para optimizar la planificación académica utilizando técnicas de inteligencia artificial.

Uniminuto tiene hoy ocho sedes distribuidas en todo el país siendo la universidad más grande de Colombia, con una matrícula de 130.000 estudiantes, y un plan de desarrollo 2013-2019 que busca mayor alineación y sinergia entre todas las partes del sistema universitario. Entre sus líneas estratégicas destaca la promoción, uso y mejoramiento de la tecnología, con la intención de adaptarse a los cambios que estas generan continuamente en el proceso de enseñanza-aprendizaje.

Con la automatización de DarwinEd se redujo un 83% de trabajo manual y un 50% en los tiempos de elaboración de la planificación académica.

Hasta el primer semestre de 2015 todo el diseño de horarios y uso de infraestructura se realizaba de forma manual, un trabajo al que se dedicaban más de 60 personas que tardaban 6 meses para generar resultados. Ésa era una metodología que dejaba por fuera variables para la planificación eficiente y terminaba disminuyendo las posibilidades de otorgar la mejor experiencia a los estudiantes, profesores y personal administrativo de la institución.

Nos planteamos como principal reto, mejorar el porcentaje de asignación de planta física, horarios y docentes. Para hacerlo, DarwinEd resultó la mejor herramienta, porque implementa algoritmos de inteligencia artificial para resolver -de manera eficiente- problemas complejos como la planificación académica, en la que se presentan múltiples variables, con gran cantidad de soluciones, comentó Silvia Espinoza – Directora de admisiones y registros en Uniminuto.

La planificación académica es un punto clave de excelencia en educación. Conscientes de esto Uniminuto, con la implementación de DarwinEd, logró automatizar sus procesos para el diseño de horarios, asignación de docentes e infraestructura, logrando una reducción del 83% de trabajo manual y un 50% en los tiempos de elaboración.

Además, con DarwinEd la universidad logró mejorar la experiencia de alumnos y profesores teniendo como objetivo el desplazamiento de los estudiantes de forma asertiva y mejorando la calidad horaria.

De la implementación también podemos destacar:

  • Consultoría y capacitación: Durante la puesta en funcionamiento de DarwinEd en Uniminuto, Foris brindó consultoría y capacitación a su personal durante 6 meses de implementación, para garantizar la estandarización adecuada de sus procesos internos logrando la administración de recursos e infraestructura de forma eficiente.
  • Integración con otras herramientas: Integramos DarwinEd al ERP Banner de Ellucian, para la construcción de catálogos que especifican y ordenan la infraestructura, las mallas curriculares, la configuración de cursos, docentes y restricciones. Permitiendo un mejor funcionamiento, análisis y toma de decisiones con los distintos departamentos de la universidad.
  • Simulaciones: Se realizaron varias simulaciones de planificación académica modificando en cada una de ellas distintos parámetros, de ésta manera la universidad pudo comparar y tomar decisiones más eficientes, lo que incidió por ejemplo, en una importante disminución de costos de arrendamiento de infraestructura.

Hoy las universidades están llamadas a transformarse en medio de una nueva era digital para mantener un proyecto educativo eficiente y sustentable financieramente. La automatización de los procesos de la planificación académica permite aumentar la capacidad de análisis en la gestión de la institución, organizando y tomando decisiones más acertadas.

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